Offerte voorbeeld: Offertes maken die scoren

Als u een vakman bent of wilt worden dan is het van belang dat u een goede offerte kan maken. Hierdoor krijgt uw klant inzicht in uw werkzaamheden en de kosten die daaraan zijn verbonden. Bovendien kunt u de verwachtingen en afspraken rondom de klus hierin vastleggen. Na de eerste contactlegging met potentiële klanten, zal er veelal door de klant gevraagd worden naar een offerte. Maar waar moet een offerte eigenlijk aan voldoen? En, hoe zorgt u dat uw offerte leidt tot een opdracht?

Algemene richtlijnen voor het maken van een offerte

Potentiële opdrachtgevers vragen offertes op bij meerdere bedrijven en met maar één doel: Duidelijkheid over 'Wat krijg ik, wanneer en wat kost het?' Zet dus dát in uw offerte!

Tips om te zorgen dat uw offerte opvalt tussen die van de concurrentie:

• Houd uw offerte overzichtelijk!
  • Probeer de offerte op 1 a4-tje te presenteren
  • Voeg uw planning, berekeningen, technische specificaties en eventuele tekeningen als bijlage toe
  • Benoem duidelijk prijs, werkzaamheden en planning en zorg dat deze 'eruit springen' door bijvoorbeeld vet gedrukte of cursieve teksten
• Vermijd ingewikkelde woorden of vaktaal in uw offerte
• Maak uw offerte tekenklaar; uw klant hoeft alleen nog maar te tekenen
• Maak uw offertes zo aantrekkelijk mogelijk. Gebruik positieve taal, kleur en plaatjes en een overzichtelijke layout.
• Maak de offerte professioneel door gebruik te maken van (voorgedrukt)  briefpapier met hierop prominent uw logo en bedrijfsgegevens, dit schept tevens vertrouwen.

Verplichte onderdelen in offerte

In een offerte kunt u uitgebreid alle mogelijke opties beschrijven, maar er zijn een aantal zaken waar een offerte zeker antwoord op moet geven of die vermeld moeten zijn in de offerte:

• Datum en offerte-nummer
• Geldigheidsduur van het aanbod
• Adres gegevens de opdrachtgever
• Uw bedrijfsgegevens
• Begindatum van de werkzaamheden; stem dit goed af met de opdrachtgever
• Omschrijving werkzaamheden: Maak een duidelijke omschrijving van uit te voeren werkzaamheden
• Opleveringsdatum; Spreek duidelijk af wanneer u verwacht uw opdracht op te leveren
• Ontwerpen, tekeningen en/ of (technische) omschrijvingen van de uit te voeren werkzaamheden
• De kosten (aanneemsom)/ tarieven, incl. btw berekening
• Incl. of excl. Materiaalkosten?
• Betalingstermijnen en eventuele voorschotten
• Verwijzing naar uw algemene voorwaarden; deze bestaan uit een juridische beschrijving om voorwaarden vast te leggen zonder deze in elke afzonderlijke offerte te hoeven opnemen.

Optionele onderdelen in offerte

Naast bovengenoemde verplichte onderdelen van de offerte, zijn er ook een aantal zaken die u beter kunt vermelden als er sprake van is, zoals bijvoorbeeld risicoposten en geschatte posten; Geschatte posten of stelposten zijn de kosten die gemaakt worden, die voor de klus nog niet precies kunnen worden vastgesteld. Mochten de kosten gedurende de klus hoger uitvallen, is het verstandig om met de klant zo vroeg mogelijk de (goedkopere) opties te bespreken.

Een offerte maken is niet leuk, maar leidt tot opdrachten

Een offerte maken is niet het leukste werk, maar wel erg belangrijk; het is immers een belangrijk deel van het verkoopproces. En het maken van een goede offerte verhoogt uw kans op de opdracht enorm.

Samenvattend kun je zeggen dat als je offerte helder en overzichtelijk antwoord geeft op de belangrijkste vragen van de potentiële opdrachtgever, vertrouwen wekt en er verzorgt uitziet, u de grootste kans maakt op de opdracht.

De voorbeeld offerte

Hieronder ziet u een voorbeeld van een offerte waarin bovenstaande tips zijn toegepast.